Con l'approssimarsi delle scadenze per l'approvazione del bilancio di esercizio al 31.12 delle società di capitali (principalmente S.r.l. e S.p.a.) ricapitoliamo brevemente l'iter procedurale ordinariamente applicabile come disposto dal Codice Civile. Con le dovute differenze di date le procedure restano logicamente valide anche per i bilanci di esercizio delle società che hanno esercizio non coincidente con l'anno solare).
In prima istanza l'organo amministrativo (consiglio di amministrazione o amministratore unico) approva il cosiddetto "Progetto di bilancio", cioè l'insieme dei documenti che compongono il bilancio di esercizio ed i suoi allegati, nella versione da lui redatta e da sottoporre all'assemblea dei soci, dopo l'eventuale verifica da parte degli organi di controllo societari. L'art. 2423 del Codice civile infatti recita che “Gli amministratori devono redigere il bilancio di esercizio, costituito dallo stato patrimoniale, dal conto economico, dal rendiconto finanziario e dalla nota integrativa” e, quando le dimensioni aziendali lo richiedono, l'art. 2428 aggiunge che “Il bilancio deve essere corredato da una relazione degli amministratori contenente un’analisi fedele, equilibrata ed esauriente della situazione della società e dell’andamento e del risultato della gestione".
La norma codicistica prosegue poi nell'art. 2429 prevedendo che il Progetto di Bilancio approvato dall'organo amministrativo e, ove prevista, la Relazione sulla gestione degli amministratori vengano inviati all’organo di controllo contabile (collegio sindacale o revisore legale) almeno trenta giorni prima di quello fissato per l’assemblea dei soci che deve discuterlo/approvarlo, per consentire eventuali osservazioni o proposte di modifica ecc.
Il termine stabilito per l'ordinaria approvazione del bilancio di esercizio è stabilito per legge nei centoventi giorni dalla data di chiusura dell'esercizio sociale. Per gli esercizi chiusi il 31/12 il termine è dunque posto al 30/04 (salvo anni bisestili). Pertanto l'assemblea dei soci, recante all'ordine del giorno l'approvazione, dovrà essere convocata (in prima riunione) almeno entro la fine di aprile. Conseguentemente l'invio all'organo di controllo del progetto di bilancio approvato e della relazione sulla gestione, che come detto deve avvenire almeno trenta giorni prima, identificando tale termine con un procedimento retrospettivo, dopo aver fissato la data dell'assemblea dei soci.
All'organo di controllo (collegio sindacale o revisore legale) è dato un periodo di quindici giorni per la redazione della propria relazione. Infatti il Codice Civile prevede che tutti i documenti formanti il fascicolo di bilancio, compresa quest'ultima relazione, restino depositati presso la sede della società durante i quindici giorni precedenti all’assemblea dei soci affinché questi possano prenderne visione.
Se l'organo di controllo non è presente in società tale deposito del fascicolo presso la società potrà avvenire direttamente nel termine dei quindici giorni anteriori all'assemblea.
Il termine dei centoventi giorni deve venire riferito al termine per la prima convocazione dell'assemblea dei soci per l'approvazione del bilancio, ben potendosi svolgere la seconda convocazione oltre i centoventi giorni (comunque non oltre i trenta giorni dalla data della prima convocazione). Nelle S.r.l. la possibilità di seconda convocazione deve risultare dallo statuto.
Ove ragioni strutturali della società o l'obbligo di redazione del bilancio consolidato, e quando lo statuto lo preveda, l'approvazione del bilancio può essere procrastinato a centottanta giorni. Nel qual caso l'organo amministrativo provvederà a convocare l'assemblea entro fine giugno motivando tale dilazione (per il bilancio entro il 29 giugno, salvo anni bisestili), potendo anche in questo caso disporre validamente una seconda convocazione entra trenta giorni dalla prima (nel caso 29 luglio, salvo anni bisestili).
Per completezza si rammenta l'obbligo di depositare telematicamente il Bilancio di esercizio, completo di tutti i suoi allegati e del verbale assembleare di approvazione, al Registro delle Imprese di competenza entro i trenta giorni successivi alla data di approvazione del bilancio stesso.
Quando il verbale di approvazione del bilancio contenga anche la distribuzione di dividendi la delibera dovrà inoltre essere sottoposta a registrazione (con imposta fissa di 200 euro) presso l'Agenzia delle Entrate entro venti giorni.
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