1) OBBIETTIVI DEL CODICE ETICO E DELLA QUALITA’
Il presente "Codice Etico e della Qualità dello Studio Rezzonico Malagoli Associati" è uno strumento di autoregolamentazione interna della nostra associazione professionale di Dottori Commercialisti.
Esso è finalizzato:
Crediamo che in questo modo si possa giungere a promuovere valori organizzativi positivi e a stringere con i nostri Clienti legami professionali di qualità, duraturi e di reciproca fiducia e soddisfazione.
2) DESTINATARI DEL CODICE ETICO E DELLA QUALITA’
Il Codice Etico e della Qualità è rivolto a tutti i membri dell’organizzazione di studio: soci, professionisti, collaboratori, dipendenti, ma anche partner esterni strategici.
Tutti i membri dell’organizzazione sono portati a conoscenza del Codice Etico e della Qualità dello studio oltre che del codice deontologico dei dottori commercialisti ed esperti contabili.
Il Codice Etico e della Qualità dello studio ha anche valore disciplinare dello Studio Rezzonico Malagoli Associati. Il suo rispetto è considerato non solo tratto distintivo degli appartenenti alla organizzazione, che ne devono condividere i valori e rispettarne l’applicazione quotidiana, ma è anche considerato fattore fondamentale della permanenza nel nostro studio.
3) VALORI E PRINCIPI GENERALI
3.1) COMPETENZA, FORMAZIONE, AGGIORNAMENTO E PROFESSIONALITA’
Soci e professionisti abilitati
Possono essere Soci dello studio solo professionisti abilitati alla professione di Dottore Commercialista, regolarmente iscritti nella sezione A dell’ordine professionale di competenza, che siano anche abilitati alla funzione di Revisore Legale, iscritti al registro presso il Ministero della Giustizia.
Possono essere Collaboratori Professionisti solo professionisti abilitati alla professione di Dottore Commercialista o di Esperto Contabile e regolarmente iscritti all’ordine professionale di competenza.
I soci assumono il mandato professionale, sono responsabili delle consulenze fornite e del lavoro di studio, ne supervisionano personalmente ogni fase.
Tutti sono tassativamente tenuti al continuo aggiornamento delle proprie competenze in ottemperanza al regolamento di formazione continua dell’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili e dei Revisori Legali. E’ altresì caldeggiata formazione ulteriore rispetto alle previsioni regolamentari citate, con frequenza a qualificati master, corsi di specializzazione e seminari di aggiornamento. L’evidente obbiettivo è quello di poter offrire la massima competenza possibile nella esecuzione di un mandato professionale, garantendo al Cliente sempre le migliori soluzioni, al passo con la normativa vigente e la migliore tecnica professionale disponibile.
Collaboratori e dipendenti
Lo Studio assume personale solo al termine di approfondite ricerche, selezionando i migliori talenti disponibili per la posizione richiesta.
Anche i collaboratori ed il personale dipendente sono tenuti alla formazione ed aggiornamento continui, frequentando appositi corsi di aggiornamento, frequentando le apposite riunioni interne formative con i professionisti dello studio ed avendo libero accesso alla documentazione di aggiornamento (giornali e riviste specializzate, newsletters, biblioteca di studio, banche dati…).
Lo studio incoraggia ed investe in rapporti di lavoro e/o di collaborazione di lungo termine, al fine di migliorare la conoscenza dei Clienti da parte del proprio personale, con l’evidente fine di migliorare qualitativamente il servizio reso.
Strumenti
Lo studio mette a disposizione della propria organizzazione interna gli strumenti informativi più aggiornati e consoni all’attività professionale. Annualmente vengono sottoscritti abbonamenti alle più rilevanti fonti normative e dottrinali sia in formato cartaceo che digitale. La biblioteca di studio è costantemente aggiornata con nuovi volumi tematici.
Lo studio si avvale di supporti informatici al passo con i tempi sia sotto il profilo hardware che software, che vengono costantemente aggiornati. Un consulente specialista esterno cura l’integrità del sistema informatico e ne garantisce la sicurezza da eventuali attacchi esterni con i mezzi tecnologici più adatti. Il rapporto è continuo e basato anche su controlli remoti a frequenza giornaliera; i backup dei dati di studio sono garantiti su più livelli e dislocazioni.
Apposito regolamento di studio in tema di convivenza, protezione dei dati, integrità dei sistemi informatici, riservatezza, tutela dell’immagine è sottoscritto per accettazione da ogni membro dell’organizzazione.
3.2) LEGALITA'
Tutti i componenti dello studio sono tenuti allo scrupoloso rispetto delle Leggi vigenti.
Nell'esecuzione del mandato professionale:
3.3) SEGRETO PROFESSIONALE
Il segreto professionale, oltre che obbligo legale e deontologico, è imprescindibile condizione dell’agire quotidiano di tutti i membri della nostra organizzazione. La assoluta ed incondizionata tutela della riservatezza dei dati e delle informazioni apprese dai nostri Clienti e da eventuali terzi portatori di interesse è condizione essenziale di appartenenza alla nostra organizzazione. La violazione del segreto professionale, oltreché perseguibile legalmente, giustifica l’immediata espulsione dalla nostra organizzazione.
La riservatezza assoluta sulle informazioni apprese trova limite unicamente nelle disposizioni di legge e nell’intervento di eventuali autorità preposte, comunque nei limiti delle loro prerogative.
Lo studio non adotta politiche di esclusività merceologica, salvo casi specifici e su richiesta di particolari Clienti. Ciò nonostante è garantita la riservatezza dei dati di ciascun cliente, delle proprie politiche commerciali, dei propri risultati e comunque di qualsiasi altra informazione appresa nello svolgimento del mandato professionale. Eventuali situazioni di conflitto di interesse devono essere portate immediatamente a conoscenza dei soci dello studio e da questi verificate con i propri Clienti al fine di istituire i migliori presidi di tutela.
Il rispetto della normativa in tema di tutela della privacy è attuato con la predisposizione di adeguati accorgimenti fisici ed informatici e costantemente monitorato.
Periodicamente l'archivio cartaceo dello studio viene svuotato di quanto ormai prescritto con l'ausilio di società specializzate che distruggono professionalmente tale documentazione e rilasciano apposita certificazione di avvenuta distruzione.
3.4) QUALITA’ NELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE
Patrimonio e focus dello Studio è anzitutto il Cliente. Egli deve sempre essere destinatario contemporaneamente di:
Tutti i membri dell’organizzazione utilizzano i supporti organizzativi dei flussi di lavori predisposti ed approvati. Eventuali scostamenti debbono essere motivatamente discussi con i soci dello studio.
Ai professionisti, collaboratori e dipendenti è richiesto di vigilare sulla costante applicazione dei principi di qualità nell’esecuzione del lavoro, nel suo controllo e ricontrollo. La precisione sul dettaglio è ritenuta fondamentale così come necessaria visione d'insieme onde massimizzare l'utilità per il cliente. Sono incoraggiati atteggiamenti costruttivi e suggerimenti finalizzati al miglioramento dei processi di lavoro e della qualità finale.
L’interesse del cliente è posto al centro dell’attenzione dello Studio e deve essere perseguito con il massimo della qualità e secondo i migliori standard. I membri dell’organizzazione debbono pertanto stabilire con i Clienti relazioni improntate alla professionalità, affidabilità, serietà e rispetto delle loro esigenze, con l’obbiettivo di soddisfarle appieno e tempestivamente.
Lo studio non accetta tutti i nuovi potenziali Clienti. Ove le competenze interne non siano adeguate alla prestazione specifica richiesta o non vi siano tempo/risorse sufficiente da dedicarvi, i professionisti non assumono nuovi incarichi all’evidente fine di non ridurre l’elevata qualità che lo studio deve sempre garantire ad ogni Cliente, nuovo o già esistente.
3.5) COPERTURA ASSICURATIVA ADEGUATA
Lo studio tutela i propri Clienti attraverso una idonea polizza assicurativa stipulata con primaria compagnia assicurativa (attualmente LLOYD'S DI LONDRA) che copre la propria responsabilità professionale con massimali oltremodo adeguati ai propri volumi di attività. La polizza assicurativa è costantemente mantenuta attiva, con pagamento nei termini dei dovuti premi e viene adeguatamente monitorata sia nella tipologia di copertura che nei massimali assicurati.
Copia della polizza assicurativa e delle quietanze di avvenuto pagamento dei premi sono a disposizione per la consultazione da parte dei clienti, presso la sede dello lo studio.
3.6) CORRETTEZZA ED INTEGRITA'
Tutti i rapporti che i membri dello studio intrattengono tra loro, con Clienti e/o soggetti terzi debbono essere improntati alle massime correttezza, lealtà e buonafede.
Correttezza significa anche non lasciarsi fuorviare da richieste di qualsiasi provenienza che siano inopportune, contrarie alla migliore prassi professionale e/o alla legge.
Lealtà e buonafede significano far prevalere gli interessi del Cliente ai propri, nei limiti del mandato professionale e dei servizi che lo studio è chiamato a svolgere per il Cliente, sulla base di tutte le informazioni a disposizione. Significa inoltre rispettare l’assoluta riservatezza, già oggetto di precedente paragrafo del presente documento.
3.7) IMMAGINE DELLO STUDIO
Tutti i membri dello studio, a qualsiasi livello ed in qualsiasi circostanza sono chiamati ad assumere atteggiamenti:
sia nei rapporti interni che esterni. In nessun modo deve essere svilito il buon nome dello studio.
Comportamenti contrari allo stile, all’immagine ed al buon nome dello studio non possono essere tollerati.
4) RELAZIONI INTERNE
Le relazioni interne allo studio professionale debbono sempre essere cordiali, rispettose e leali.
Tutti i membri dell’organizzazione sono chiamati a collaborare tra loro con la massima trasparenza e a far circolare ogni informazione utile al migliore compimento dei compiti affidati a ciascuno. Puntualità, attenzione, rispetto dei ruoli e delle prerogative sono elementi fondamentali di una proficua interazione.
Lo studio stimola e supporta la formazione del personale e l’acquisizione di esperienza in un modello gerarchico anche basato sulla conoscenza.
Sono assolutamente da evitare atteggiamenti non collaborativi, conflittuali e/o scortesi. Ogni membro dell’organizzazione ha pari dignità e ha diritto ad essere ascoltato.
5) RELAZIONI ESTERNE
La relazione con il cliente deve essere improntata ai Valori e Principi Fondamentali enunciati al precedente paragrafo 3). Il rapporto che deve essere istaurato deve essere basato anzitutto sulla fiducia e qualità. Le questioni debbono sempre essere presentate con chiarezza, adattandosi al livello culturale del Cliente.
I rapporti con le Pubbliche Amministrazioni devono essere anzitutto governato da solidi ed inamovibili principi di rispetto, onestà, integrità ed ossequio alle leggi. Al contempo l’azione dei membri dello studio non deve essere improntata alla sudditanza, ma semmai al rispetto delle reciproche prerogative.
Eventuali rapporti con i media (stampa, TV ecc.) sono gestiti direttamente dai soci titolari dello studio. Gli altri membri dell’organizzazione non sono autorizzati ad interagire con i media, salvo speciale autorizzazione.
6) VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO E DELLA QUALITA’
Il presente Codice Etico e della Qualità ha funzione propositiva ed informativa di Valori e Principi che si ritengono indispensabili al governo della nostra organizzazione ed al suo modo di rapportarsi con i terzi.
Nonostante la evidente funzione anche disciplinare, non è stato formalizzato un sistema sanzionatorio specifico nel caso di violazione del presente Codice. Ogni caso verrà valutato dai soci dello studio al fine di eliminare tempestivamente gli effetti negativi e le cause delle violazioni e prendere gli opportuni provvedimenti disciplinari.
7) PUBBLICITA’ DEL CODICE
Il presente Codice Etico e della Qualità è consegnato a tutti i membri della nostra organizzazione e reso disponibile per la consultazione da parte dei Clienti presso gli uffici dello studio. Esso è inoltre pubblicato sul nostro sito internet.
